Специфика деловой переписки. Подготовка и оформление деловых писем и сопутствующей документации

! Возможно дистанционное (онлайн) обучение: занятия транслируются онлайн по расписанию очного курса. Учиться можно с компьютера или смартфона.

Приглашаются специалисты предприятий и организаций, ведущие активную деловую переписку, руководители и специалисты отделов документооборота, канцелярий, служб персонала, отдела кадров и других подразделений, отвечающие за деловой документооборот, все заинтересованные специалисты.

ПРОГРАММА

Деловая переписка – это не только письменные бизнес-обращения, приглашения и благодарности, это также ответы на жалобы, размещение информации на сайте компании, решение деловых вопросов с помощью различных мессенджеров (Whatsapp, Viber и др.). В программе подробно рассмотрены вопросы комплексного и последовательного решения подобных задач, типичные ошибки, способы их корректировки.

1. Специфика деловой переписки. Возможности и ограничения письменного общения в бизнес-коммуникации. Что когда используем: бумажные, электронные письма, звонки, сообщения.
2. Особенности оформления писем.

• Структура письма. Основные и вспомогательные элементы.
• Состав реквизитов письма и особенности оформления. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», вступил в силу 01.07.2018 года.
• Шаблоны и стандарты оформления различных видов писем.

3. Виды деловых писем: письмо-сообщение, сопроводительное письмо письмо-ответ, письмо-благодарность, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, ответ на письмо-приглашение, письмо-поздравление, ответ на письмо-поздравление, гарантийное письмо, информационное письмо, рекомендательное письмо, претензионное письмо.
4. Текст.

• ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.
• ГОСТ 7.32.2017. Структура и правила оформления таблиц, отчетов и других сложных документов.
• Подготовка письма: определение цели, адресата, сбор информации, составление плана.
• Композиционное построение письма. Как добиться ясности текста.
• Рекомендации к стилистическому оформлению текста служебных писем.
• Логическое представление информации. Выбор между формальным или неформальным стилем.
• Использование шаблонов в написании письма.
• Типичные ошибки при написании деловых писем.

5. Организация хранения и исполнения писем.

• Регистрация писем: входящие, исходящие, внутренние. Исполнение документов.
• Номенклатура дел. Формирование дел (письма).
• Хранение писем и других документов. 
• Обеспечение тайны переписки. Требования УК РФ и Конституции РФ.

6. Не бумажные письма.

• Бизнес-этикет электронных сообщений.
• Эффективная тактика при общении по электронной почте. Адресаты, копии, рассылки.
• Мессенджеры. «Запретить нельзя использовать».
• Внутрикорпоративная переписка, внутренний сайт.
• Ответы на вопросы на сайте компании, корпоративная группа FB/ВК, Инстаграм.

7. Психологические приемы воздействия в деловой переписке.

• Как расположить к себе читателя.
• Как сообщать в письмах неприятные известия.
• Как добиваться от адресата своего.

8. Практикумы:

• Оформление различных видов бланков для писем.
• Нахождение ошибок в письмах.
• Редактирование текстов писем.
• Взаимодействие с контрагентом посредством деловой переписки.

9. Круглый стол. Разбор практических вопросов слушателей, ответы на вопросы. 

Занятия проводят ведущие специалисты-практики региона по вопросам документооборота, делопроизводства, хранения документов и делового общения в организации.

ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ СЛУШАТЕЛЕЙ

ДОКУМЕНТЫ ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ. Слушателям выдается Удостоверение о повышении квалификации в объеме 16 часов (Лицензия на осуществление образовательной деятельности № 10897 от 07 мая 2019 года Серия 54Л01 № 0004460, выдана Министерством образования Новосибирской области), на условиях и в порядке, установленных законодательством об образовании и локальными нормативными актами.

Для оформления Удостоверения о повышении квалификации необходимо предоставить (иметь при себе) копии следующих документов : паспортные данные; копию диплома об образовании; копию документа, подтверждающего изменение фамилии (если менялась).

СЕРВИС ДЛЯ СЛУШАТЕЛЕЙ:

Для приезжающих слушателей:

• комплект учебно-методических материалов на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов;
• бронирование гостиницы (с тоимость проживания в гостинице не входит в стоимость обучения и оплачивается слушателями самостоятельно);
• кофе-брейки и обеды;
• информационная поддержка в период пребывания в Новосибирске о культурно-массовых мероприятиях, интересных местах в Новосибирске, о ТЦ, транспорте и по другим вопросам.

Для слушателей онлайн:

• комплект учебно-методических материалов в форме электронных документов;
• бесплатная обучающая платформа;
• тестовое подключение, знакомство с обучающей платформой до начала занятий;
• информационно-техническая поддержка в процессе обучения;