Профессиональный секретарь. Приемы личной эффективности

Приглашаются помощники руководителей, секретари, офис-менеджеры, руководители и сотрудники общих отделов, административных подразделений, секретариатов, канцелярий и все заинтересованные специалисты.

ПРОГРАММА

Во время занятий секретари смогут проанализировать свои ошибки, найти и реализовать в дальнейшем варианты по улучшению (повышению эффективности) своей ежедневной работы. Обучение происходит с большим количеством примеров и предполагает активное участие слушателей.

Ключевые вопросы программы:

• Основные функции, задачи и обязанности секретаря.
• Организация работы в приемной.
• Деловая переписка.
• Секретарь – помощник руководителя.
• Стандарты внутренних коммуникаций.
• Организация, обеспечение и протоколирование совещаний. 
• Организация деловых поездок. 
• Конференции и выставки. 
• Коммуникативные навыки секретаря. 

Предусмотрено подробное рассмотрение и обсуждение с участниками:

• правил дистанционного общения и норм поведения в деловой среде;
• случаев из практики, трудных ситуаций, встречающихся в работе.

Участникам предоставляется возможность получить конкретные ответы на вопросы и дополнительные индивидуальные консультации у ведущих практикующих экспертов, специализирующихся на деловом общении и документообороте.

1. Основные функции, задачи и обязанности секретаря .

• Должностная инструкция секретаря.
• Требования к профессиональным знаниям и навыкам, деловым и личностным качествам секретаря.

2. Организация работы в приемной.

• Правила организации приема посетителей.
• Эффективное распределение рабочего времени.
• Этикет телефонных разговоров.

3. Деловая переписка.

• Особенности языка и стиля деловой переписки.
• Внутренний и внешний документооборот. Правила составления организационных документов. Стандарты оформления документов.
• Виды деловых писем.

4. Секретарь – помощник руководителя.

• Современные требования к оформлению и хранению и документов организации.
• Особенности составления и оформления внутрифирменных документов, распорядительной и информационно-справочной документации.
• Согласование, подписание, утверждение документов. Контроль исполнения документов. Фирменные бланки. Обеспечение конфиденциальности информации.
• Обработка и хранение документов.
• Номенклатура дел. Формирование дел.

5. Стандарты внутренних коммуникаций.

• Этика взаимоотношений руководителя и подчиненного, секретаря и сотрудников компании.
• Нормы и правила поведения с коллегами, посетителями.
• Роль секретаря в создании рабочей атмосферы в коллективе.
• Гармоничное сочетание личностных особенностей и профессионального имиджа. Психологические аспекты восприятия внешнего облика.
• Дресс-код секретаря.

6. Организация, обеспечение и протоколирование совещаний. 

• Обслуживание переговорных комнат. Кофе-брейк. Сервировка. Информирование участников. Ведение протокола.

7. Организация деловых поездок. 

• Порядок подготовки и проведения командировок.
• Визовая поддержка, заказ ж/д и авиабилетов, бронирование гостиниц.
• Документы для командирования сотрудника.

8. Конференции и выставки. 

• Основные этапы подготовки. Подготовка повестки дня мероприятия. Полиграфия и реклама.

9. Коммуникативные навыки секретаря. 

• Построение успешного делового взаимодействия с руководством, сотрудниками, партнерами.
• Взаимодействие с руководителем. Особенности психологии руководителей: мужчин и женщин, стили их управления.
• Организация взаимодействия с сотрудниками на разных уровнях.
• Установление контакта с собеседником. Техники информативного диалога. Приемы быстрого изучения партнера. Активное слушание. Убеждение и техники аргументации.
• Трудные ситуации общения. Тренировка навыков уверенного поведения в различных ситуациях. Способы ухода от нежелательных вопросов.
• Управление конфликтами. Как распознать манипуляцию и противостоять ей.
• Поведение в конфликтных ситуациях. Техники снижения эмоционального напряжения и управления стрессовыми ситуациями.

Занятия проводят ведущие специалисты-практики региона по вопросам делового общения и документооборота.

ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ СЛУШАТЕЛЕЙ

ДОКУМЕНТЫ ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ. Слушателям выдается Удостоверение о повышении квалификации в объеме 16 часов (Лицензия на осуществление образовательной деятельности от 12 августа 2014 года № 8583 Серия 54Л01 № 0001946, выдана Министерством образования, науки и инновационной политики Новосибирской области), на условиях и в порядке, установленных законодательством об образовании и локальными нормативными актами.

Для оформления Удостоверения о повышении квалификации необходимо иметь при себе копии следующих документов: копию паспорта; копию диплома об образовании; копию документа, подтверждающего изменение фамилии (если менялась).

ДЛЯ КАЖДОГО СЛУШАТЕЛЯ: комплект учебно-методических материалов на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов; ежедневные обеды и кофе-брейки.

Служба гостиниц может бесплатно забронировать для Вас номер на время обучения. Стоимость проживания в гостинице не входит в стоимость обучения и оплачивается слушателями самостоятельно.