Эффективная работа секретаря: обеспечение работы руководителя, организация работы в приемной, бизнес-этикет, деловое общение

! Возможно дистанционное (онлайн) обучение: занятия транслируются онлайн по расписанию очного курса. Учиться можно с компьютера или смартфона.

Приглашаются помощники руководителей, секретари, офис-менеджеры, секретари-референты, секретари-администраторы, руководители и сотрудники общих отделов, административных подразделений, секретариатов, канцелярий и все заинтересованные специалисты.

Во время занятий секретари смогут проанализировать свои ошибки, найти и реализовать в дальнейшем варианты по улучшению (повышению эффективности) своей ежедневной работы. Обучение происходит с большим количеством примеров и предполагает активное участие слушателей.

Ключевые вопросы программы:

• Организация работы в приемной.
• Документационное обеспечение в соответствии с ГОСТ.
• Подготовка совещаний.
• Издание протоколов, контроль исполнения поручений.
• Работа с конфликтами.

Предусмотрено подробное рассмотрение и обсуждение с участниками:

• современных требований к профессиональным знаниям и навыкам, деловым и личностным качествам секретаря;
• случаев из практики, трудных ситуаций, встречающихся в работе.

Участникам предоставляется возможность получить конкретные ответы на вопросы и дополнительные индивидуальные консультации у ведущих практикующих экспертов, специализирующихся на деловом общении и документообороте.

1. Принципы работы секретаря, основные функции и задачи.
2. Организация работы в приемной. Офисное гостеприимство. Правила организации приема посетителей. Этика делового общения. Правила речевого этикета. Смолток. Этикет телефонных переговоров. Основы эргономики офиса. Дресс-код секретаря.
3. Документационное обеспечение организации.

• Юридическая сила документов. Ответственность за недолжное обращение с документами. Свойства документов (аутентичность, достоверность, целостность). Виды документов, их назначение. Порядок работы с документами.
• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов. Особенности языка и стиля деловой переписки. Этикет цифровой переписки.
• Разработка номенклатуры дел организации. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения. Формирование дел, составление описей дел. Обеспечение сохранности и защиты документов организации.
• Системы электронного документооборота. Виды цифровой подписи. Метаданные документа. Обеспечение аутентичности и достоверности электронного документа. 

4. Организация заседаний, совещаний.

• Подготовка информационных материалов, списков участников совещания. Работа со списками приглашенных. Правила и виды рассадки участников совещания. Подготовка помещения, оборудования. Правила использования геральдических символов.
• Подготовка стола совещания. Островное и индивидуальное накрытие стола. Изготовление аншлагов. Сервировка чайного (кофейного) стола. Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним.
• Протоколирование совещаний, встреч, заседаний. Виды протоколов. Правила составления протокола.
• Постановка поручений на контроль. Виды контроля (текущий, предупредительный). Составление аналитических справок контроля исполнения поручений.

5. Работа с конфликтами.

• Конфликт как форма переговорного процесса. Причины эмоционального вовлечения. Стадии развития агрессивного состояния. Конфликт начальник-подчиненный.
• Профилактика конфликтных ситуаций. Купирование затяжного конфликта.
• Способы эмоциональной разгрузки. Обеспечение психологической резистентности.

Занятия проводят ведущие специалисты-практики региона по вопросам делового общения и документооборота.