Делопроизводство / секретариат / АХО

 

Обучение делопроизводству

Для многих предприятий тема делопроизводства является болезненной. Это связано с тем, что часто руководители недооценивают значимость данного направления и передают его в ведение наименее квалифицированного специалиста. Либо вменяют в качестве дополнительной нагрузки сотруднику, в функциональные обязанности которого входят совсем другие задачи, а на построение эффективно работающей системы у него нет ни времени, ни сил. В результате в организации наступает момент, когда работа всего коллектива буквально парализуется из-за беспорядка в документах, отсутствии регламентов и архива. Даже больше – такой беспорядок часто приводит к значительным финансовым потерям и даже штрафам.

Именно здесь руководство начинает осознавать важность этого в организации. А также его влияние на порядок и бесперебойную деятельность всего предприятия.

И вот когда задача вести делопроизводство на предприятии поставлена перед исполнителем, то становится очевидным, что без специальных знаний, навыков и дополнительного обучения по делопроизводству здесь не обойтись. В осуществлении данной задачи, по сути, нет ничего сложно, но есть множество нюансов и тонкостей, а также правил и организационных моментов, которые сложно освоить самостоятельно. Курсы и семинары по делопроизводству как раз разработаны в соответствии с современными требованиями к эффективному документообороту на предприятии.

В целом организация делопроизводства не ограничивается аккуратным складыванием документов по папкам и шкафам. Это более широкая функция, которая включает в себя следующие основные разделы:

• Организация системы документооборота, обеспечивающая прохождение каждого документа на предприятии через исполнителей по кратчайшему пути и за минимальный срок,
• Система регистрации всех входящих и исходящих документов,
• Система архивации документов и их своевременное уничтожение по окончанию срока хранения,
• Создание номенклатуры и присвоение кодов документам,
• Разработка и введение в работу регламентов по ведению документооборота на предприятии.

И вот когда все эти разделы проработаны и эффективно внедрены в деятельность организации, тогда можно с уверенностью заявить, что система на предприятии работает на отлично.

Если организация небольшая, то, как правило, делопроизводство поручают секретарю, помощнику руководителя или офис-менеджеру, а на крупных предприятиях под этот функционал могут выделить целое подразделение. После прохождения программ повышения квалификации и программ профессиональной переподготовки по делопроизводству и секретарскому делу, секретарь становится не только лицом фирмы и надежным тылом руководителя, но и человеком, который грамотно и четко может организовать всю административно-хозяйственную деятельность предприятия, становясь практически незаменимым специалистом.

Во время обучения на курсах по делопроизводству, слушатели осваивают следующие знания:

• Современные требования к хранению документации на предприятии в соответствии со спецификой его деятельности,
• Основы законодательства, системы стандартов, стандарты ГОСТ,
• Организация документооборота,
• Создание фирменных документов и бланков на предприятии,
• Правила оформления и хранения приказов, распоряжений, указаний,
• Правила ведения информационно-справочных документов,
• Правила разработки и хранения регламентов, должностных инструкций и прочей внутрифирменной документации,
• Разработка номенклатуры дел,
• Архивное дело.