Работа руководителя с информацией. Часть 1: Внутрифирменная информация

Опыт, знания, умения, интуиция, воля, активность, целеустремлённость, настойчивость -это то, что нами принято считать основополагающими элементами для достижения успехов на профессиональном поприще руководителя.

Для этого мы ещё учимся руководить, управлять своими ресурсами, вести переговоры... А вот управлять своей информированностью - едва ли! А ведь не зря говорят: Миром управляют те, кто хорошо владеют информацией.

Как уже не раз писал, одной из важнейших «планид» руководителей компаний (а они в малом и среднем бизнесе чаще всего и собственники) является принятие решений: стратегических и тактических, производственных и коммерческих, связанных с финансами и с персоналом… Для принятия оптимальных решений (иногда это, как «в бою», приходится делать мгновенно, чаще - в быстром темпе, реже - не очень торопясь) мы «собираем в пучок » свои опыт, знания, интуицию, информацию, советы и мнения. Но нередко нас «подводят » именно качество, структура и объём информации. Хотя по поводу длительного сбора информации, по поводу информации от органов статистики ходит и немало анекдотов.
 Управленческую информацию можно разделить на внутрифирменную и внешнюю.

Руководители по типу « диспетчер» или « администратор» (классификации взята не по типологии соционики, а по стилю управленческой работы) конечно же буквально погружены во внутрифирменную информацию. Сколько, кто, как, где, с нарастающим ежедневным итогов, в разрезах …эти и им подобные вопросы их волнуют больше всего и каждый день. Для них высший профессиональный уровень управления - это знать всё и обо всём в своей компании до мелочей (хотя в больших компаниях это в принципе не достижимо!).

Но об информационной обеспеченности руководителей такого типа вести разговор не стоит, поскольку « диспетчеры « и « администраторы» - это тот тип руководителей, которые приживаются только в бюджетных и в хорошо обеспеченных бюджетным финансированием компаниях. В рыночных же компаниях сегодня возможен тип руководителя под условным названием « локомотив развития »(пусть меня простят за такие термины гуру менеджмента, в том числе и любимый мной И. Адизес).

Им внутренняя информация как правило нужна для того, что чувствовать « здоровье компании ровно настолько, что бы можно было «управлять по целям» в программах и проектах развития, и « управлять по отклонениям» в решении типовых для компании задачах. Как говорят многие великие SEO: голова руководителя - не мусорное ведро, и грузить её, без особой нужды (ситуации, когда необходимо в чём-то досконально лично разобраться), мелочными подробностями не стоит. Теперь более конкретно:

1. Внутрифирменную информацию для современного эффективного руководителя я бы разделил (ранжируя по важности) на следующие блоки: коммерческую, производственную (если есть такая деятельность), финансовую, связанную с конкретными проектами, связанную с персоналом, прочую.
2. Источниками такой информации должны быть соответствующие руководители и (или) специалисты компании.
3. Формы и порядок представления информации для руководителя от соответствующих источников разрабатывает и отлаживает сам руководитель совместно с каждым соответствующим источником. Они должны быть не избыточными, но и не « дырявыми», комфортными и понятными руководителю. Но и не обременительны для самих источников.
4. Наиболее предпочтительными формами представления информации, на мой взгляд, (кроме, конечно, оперативных устных и видео- докладов, демонстраций в той или иной форме сделанного), могут быть высланными по электронной почте краткие текстовые отчёты и (или), сводные таблицы-отчёты.

Как всегда, « не открыл Америку». Но, увы, мои постоянные общения с большим числом руководителей показывают либо сильную « переинформированность» руководителей (постоянную самостоятельную работу на уровне бухгалтера или кладовщика, продавца с системой 1С, на уровне менеджера оптовых продаж с CRM - системой и т.п.), или « недоинформированность» (на уровне звонков бухгалтеру « а сколько там денег на расчётном счёте сегодня? », или « а от Иванова прошла оплата? «).

 Берегите свои основные ресурсы, дорогие коллеги, в том числе и ресур под названием информированность.