Эффективный помощник руководителя

ЦЕЛИ:
1. Рассмотреть общие правила организации работы офиса и круг ежедневных обязанностей секретаря.
2. Научится эффективно распределять рабочее время.
3. Научится эффективно общаться по телефону.

Целевая аудитория: секретари, офис-менеджеры, секретари — референты, помощники руководителей, все желающие.

Программа:

1. Суть профессии секретаря:

• Основные направления деятельности секретаря;
• Имидж секретаря — визитная карточка учреждения (прическа, dress-code и макияж);
• Привлекательный образ секретаря, средства создания привлекательного имиджа;
• Конфиденциальные аспекты в работе секретаря (коммерческая тайна организации);

2. Деловое общение:

• Правила ответов на звонки, фиксация и передача сообщений;
• Составление речевого модуля приветствия по телефону;
• Работа с исходящими и входящими звонками, фильтрация звонков;
• Контроль времени в ходе делового общения по телефону, работа с параллельными звонками;
• Роль голоса и эмоций в общении по телефону (интонация, тембр, темп речи, артикуляция, «улыбка по телефону»);
• Умение говорить «нет» по телефону, корректное «сворачивание» телефонного разговора;
• Типичные ошибки при телефонном общении;

3. Работа с посетителями:
- Забота секретаря в приемной, прием посетителей из других организаций, прием командированных, работа в приемной с vip-клиентами;
- Прием сотрудников компании;
- Чай-кофе для посетителей;
- «Не наш» клиент — как завершить общение и сохранить позитивный имидж компании.

4. Основы бизнес — этикета. Этикет секретаря:

• Презентации, приемы, совещания:

- Организация презентации: время проведения презентации, рассылка приглашений, подготовка помещения;
- Организация совещаний: оповещение сотрудников, подготовка документации по теме совещания, встреча и регистрация участников крупных совещаний, проведение оперативного совещания;
- Приглашение гостей на приемы, виды приемов, бизнес — подарки и сувениры.

5. Тайм – менеджмент для секретаря

• Планирование. Виды планирования (контекстное, результато – ориентированное, техники долгосрочного планирования, жестко – гибкий алгоритм планирования дня, приоритезация).

Практикум: решение кейсов и реальных рабочих ситуаций.

В конце семинара выдается именной сертификат!